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비즈니스 말투
[일정 변경] 약속된 미팅이나 방문 일정을 정중하게 재조정(Reschedule)하는 법
|전문 가이드
비즈니스 약속을 변경하는 것은 상대방의 시간을 뺏는 행위이므로 매우 조심스러워야 합니다. 하지만 피치 못할 사정은 생기기 마련입니다. 이때 가장 중요한 것은 '최대한 빨리 알리는 것'과 '대안을 내가 먼저 제시하는 것'입니다.
1. 변동 사유는 정직하되 간결하게
사유를 너무 길게 늘어놓는 것은 변명처럼 들릴 수 있습니다. "사내 긴급 회의 소집", "갑작스러운 건강상의 이유", "프로젝트 검토 지연" 등 납득 가능한 수준에서 솔직하게 전달하세요. 이때 사과의 말은 문장 앞뒤로 두 번 배치하는 것이 좋습니다.
2. 상대방의 '선택지'를 풍부하게 제공하세요
"언제 시간 되세요?"라고 묻는 것은 상대방에게 다시 일정을 짜야 하는 부담을 넘기는 것입니다. 내가 가능한 시간대 2~3개를 먼저 제시하세요. "이번 주 목요일 오후 2시나 금요일 오전 10시 중 괜찮으신 시간이 있으실까요?"와 같은 방식입니다.
❌ 나쁜 예시 "내일 미팅 못 할 것 같아요. 급한 일이 생겨서요. 언제로 바꿀까요?"
✅ 좋은 예시 "안녕하세요 OOO님, 미팅 일정 변경 건으로 급히 연락드려 대단히 송구합니다. 내일 오후로 예정되었던 미팅을 부득이하게 재조정해야 할 상황이 발생했습니다. (사유: 사내 긴급 현안 대응). 오랫동안 기다려 주셨는데 일정을 변경하게 되어 깊은 양해를 구합니다. 혹시 아래 시간대 중에 다시 만날 수 있는 일정이 있으실지 여쭤봅니다. 1) 11월 3일(화) 14:00 2) 11월 5일(목) 10:00. 위 일정이 어려우시다면 편하신 시각을 말씀해 주세요. 최대한 맞추도록 하겠습니다."
3. 확정 후 확인 메일은 필수
새로운 일정이 협의되었다면 즉시 "변경된 일정으로 캘린더 초대를 드립니다"라며 재확인 과정을 거치세요. 이는 실수를 방지하는 마지막 안전장치입니다.
* 죄송한 마음을 담아 정중한 이메일을 써야 한다면 [회사어 번역기]의 '거래처' 모드 '격식있는 말투'를 추천합니다.